BeClarify: horecaondernemers meer grip geven op inkoop en marge

Björn Boom kent de administratie achter een horecazaak niet alleen uit gesprekken met klanten. Als mede-eigenaar van ’t Raadhuis eten & drinken in Goudriaan en Tax in Gorinchem zit hij er zelf middenin. Van het aansturen van het team tot de administratie aan de keukentafel.

Daar zag hij hoe lastig het kan zijn om overzicht te houden op inkoopprijzen. Iedere maand komen er tientallen facturen en inkoopbonnen voorbij, terwijl prijzen van ingrediënten ondertussen veranderen. Om te weten wat dat met de marge van een gerecht doet, moet een ondernemer behoorlijk wat uitzoekwerk verrichten.

Het idee voor een eenvoudiger dashboard zat daarom al langer in Björns hoofd. De ontwikkeling van AI gaf uiteindelijk het zetje om het daadwerkelijk te gaan bouwen. Zo ontstond BeClarify.

Gebouwd vanuit de dagelijkse horecapraktijk

Met BeClarify wil Björn het eenvoudiger maken om inkoopfacturen, prijsontwikkelingen en marges te volgen. Het platform leest facturen automatisch uit en brengt de informatie samen, zodat ondernemers bijvoorbeeld kunnen zien wanneer de inkoopprijs van een product verandert.

Voor Björn is vooral belangrijk dat een horecaondernemer daar geen ingewikkeld softwaresysteem voor hoeft te leren gebruiken. Hij weet uit zijn eigen zaken hoeveel er tijdens een werkdag al op een ondernemer afkomt.

Die praktijkervaring bepaalt dan ook hoe BeClarify wordt ontwikkeld. Nieuwe functies moeten niet alleen technisch mogelijk zijn, maar vooral bruikbaar zijn op de werkvloer.

Het platform bevat daarnaast een kostprijscalculatie en gebruikt geanonimiseerde gegevens om ondernemers inzicht te geven in hoe hun inkoopprijzen zich verhouden tot andere beschikbare prijsgegevens. Daarmee wil Björn ondernemers eerder laten zien waar veranderingen ontstaan, zodat ze kunnen bijsturen voordat die pas veel later in de cijfers zichtbaar worden.

Van verschillende facturen naar bruikbare informatie

Een van de eerste uitdagingen zat in de grote verscheidenheid aan facturen. Een groothandel, lokale leverancier of drankenleverancier gebruikt niet automatisch dezelfde indeling. Om al die gegevens goed te kunnen verwerken, moest de techniek achter BeClarify steeds verder worden verfijnd.

Tegelijk merkte Björn dat nieuwe software bij horecaondernemers ook weerstand kan oproepen. Een extra systeem kan al snel voelen als nóg iets dat tijd kost. Daarom is veel aandacht besteed aan een eenvoudige onboarding en een laagdrempelige manier van werken.

De eerste gebruikers vond Björn dichtbij huis. Hij liet BeClarify testen door collega-ondernemers uit zijn eigen netwerk en gebruikte hun ervaringen om het platform verder te verbeteren.

Daar leerde hij ook een belangrijke ondernemersles: niet ieder goed idee hoeft direct te worden gebouwd. Zeker bij software is de verleiding groot om steeds nieuwe functies toe te voegen. Björn probeert juist eerst de basis goed neer te zetten en van daaruit verder te ontwikkelen.

Technologie moet tijd teruggeven aan de ondernemer

Björn verwacht dat technologie steeds meer werkzaamheden achter de schermen van een horecazaak kan overnemen. Denk aan administratie, planning en inkoop. Niet om het menselijke karakter van horeca te vervangen, maar juist om ondernemers en teams meer ruimte te geven voor hun gasten en hun product.

“Technologie gaat de gastvrijheid in de horeca niet vervangen, maar hopelijk wel meer marge naar de horecaondernemer brengen.”

Dat uitgangspunt bepaalt ook de verdere ontwikkeling van BeClarify. Naast factuur- en inkoopanalyse wil Björn het platform uitbreiden met meer hulpmiddelen rond rendement. Hij denkt bijvoorbeeld aan ondersteuning bij menukaart-engineering en signalen wanneer veranderende inkoopprijzen aanleiding geven om opnieuw naar ingrediënten of gerechten te kijken.

Ook duurzaamheid probeert BeClarify praktisch te benaderen. Digitalisering kan het gebruik van papieren facturen en fysieke administratie verminderen. Meer inzicht in de inkoop kan volgens Björn daarnaast helpen om bewuster in te kopen en onnodige verspilling te voorkomen.

Van eigen netwerk naar verdere groei

BeClarify bevindt zich nu in een fase waarin Björn het platform bij meer horecaondernemers onder de aandacht wil brengen. Na de eerste gebruikers uit zijn eigen netwerk ligt de focus op verdere groei en uiteindelijk ook opschaling binnen de Benelux.

Daarbij wil hij de persoonlijke manier van werken behouden. Juist doordat BeClarify vanuit zijn eigen horecapraktijk is ontstaan, vindt Björn het belangrijk om dicht bij de ervaringen van gebruikers te blijven.

Zijn advies aan andere startende ondernemers sluit daar goed op aan: los bij voorkeur een probleem op dat je zelf echt begrijpt, luister vanaf het begin naar gebruikers en maak het niet ingewikkelder dan nodig.

Waar BeClarify nu hulp bij zoekt

Voor de volgende groeifase zoekt Björn vooral strategische ingangen en samenwerkingen binnen de horeca.

Hij komt graag in contact met horeca-adviseurs en accountants die regelmatig met ondernemers spreken over bedrijfsvoering en marge. Daarnaast zoekt BeClarify verbinding met softwarebedrijven in foodservice, zoals aanbieders van kassasystemen en andere kassagerelateerde oplossingen, om te onderzoeken waar integraties of samenwerkingen mogelijk zijn.

Ook een introductie bij een horecaondernemer die meer inzicht wil krijgen in zijn inkoop en marges kan helpen om BeClarify verder te laten groeien.

HOMiES Stories - BeClarify - horecaondernemers meer grip geven op inkoop en marge

Neem contact op met Björn van BeClarify

Werk je als horecaondernemer, adviseur, accountant of softwarepartner en zie je een interessante verbinding met BeClarify? Björn maakt graag kennis om ervaringen uit te wisselen of te kijken waar samenwerking mogelijk is. Björn en het team zijn bereikbaar via info@beclarify.nl en via BeClarify op LinkedIn en Instagram.

Stuur Björn een berichtje

Tags:

Start-Up Stories